zeitmanagement

15 Jun Produktiv am Arbeitsplatz durch ein effektives Zeitmanagement

Die Schritt für Schritt Anleitung zum erfolgreichen Zeitmanagement

Wie du Zeit für unnötige Dinge einsparst und stattdessen den Fokus auf relevante Tätigkeiten legst, zeigen wir dir in diesem Leitfaden.

Zeit ist das Wertvollste, was wir Menschen besitzen. Wie wir unsere Zeit verbringen, ist daher entscheidend für unser Glück, Wohlbefinden und beruflichen Erfolg. Studien zeigen: Menschen mit einem guten Zeitmanagement sind nachweislich glücklicher, produktiver und erfolgreicher beim Erreichen Ihrer Ziele. Der richtige Umgang mit der Zeit gehört daher zu einer der wertvollsten Fähigkeiten, die es gibt. Die gute Nachricht ist: Wir alle haben die gleiche Zeit zur Verfügung  und können jederzeit beginnen, unsere Zeit sinnvoll zu nutzen!

“Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.”

– Seneca –

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Doch was bedeutet erfolgreiches Zeitmanagement? Und wie schaffst du es, effizient und fokussiert zu arbeiten und deine Aufgaben planmäßig zu erledigen?

Erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet, deine verfügbare Zeit und Energie sinnvoll einzuteilen und effizient zu nutzen, indem du Abläufe automatisiert und unwichtige Tätigkeiten, sogenannte Zeitfresser, eliminierst. Wie das funktioniert, zeigen wir dir jetzt.

In 6 Schritten zum erfolgreichen Zeitmanagement

  1. Planung und Tagesziele
  2. Teilschritte und Priorisierung von Aufgaben
  3. Automatisierung von Arbeitsprozessen
  4. Zeitfresser und Störfaktoren eliminieren
  5. Erfolgs-Routinen und positive Glaubenssätze
  6. Regelmäßige Regeneration

Schritt 1: Planung und Tagesziele

Die Planung ist das A und O. Wer schon einmal ohne Einkaufsliste im Supermarkt einkaufen war, weiß, wie zeitintensiv und anstrengend das Einkaufen werden kann. So ist es auch im Job. Menschen, die Ihre Ziele kennen, finden ihren Weg. Den Anderen muss der Weg immer wieder gezeigt werden. Das kostet Zeit und Mühe. Wer alleine oder gemeinsam im Team Ziele erreichen möchte, sollte daher immer seine Langzeitziele (Wochen-, Monats- und Jahres-Ziele) kennen und seine Tagesziele z.B. in Form von To-Do Listen schriftlich festhalten.

Auf diese Weise wird eine Verbindlichkeit geschaffen und der Überblick über alle Aufgaben und Fortschritte stets behalten. Alle Beteiligten sind dadurch entspannter, motivierter und haben mehr Energie für die Erledigung zur Verfügung. Die Erfahrungen unserer Klienten hat gezeigt, dass sich mit nur 5-10min Planung am Morgen mindestens eine ganze Stunde im Laufe des Tages einsparen lässt!  Bei der Planung ist allerdings nicht nur wichtig, welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen sind, sondern auch wie viel Zeit für die Erledigung eingeräumt wird, was oftmals vergessen wird. Mit einem festen Zeitplan vor Augen können Prioritäten stets abgewogen und somit Ziele besser erreicht werden.

zeitmanagement to do liste

Schritt 2: Teilschritte und Priorisierung von Aufgaben

Nachdem die Aufgaben klar definiert, festgehalten und visualisiert sind, stellt sich oftmals große Überforderung ein: “Oje, so viel zu tun” oder “Mit welchen Aufgaben soll ich bloß beginnen?” Allein diese Gedanken produzieren bereits großen Stress mit den damit verbundenen negativen Gefühlen. Die Folge ist häufig, dass statt zu starten, mit Ablenkungen (“ …erst einmal E-Mails checken) oder Belohnungen (“…erst einmal ein Kaffee”) ein positives Wohlbefinden hergestellt werden muss. Denn negativer Stress und Produktivität schließen einander aus.

Doch das geht auch anders! Bringe dazu deine Aufgaben in eine überschaubare und “machbare” Struktur, indem du deine Aufgaben nach Prioritäten (“Was ist aktuell am wichtigsten?”) sortierst und größere Aufgaben in kleinere, greifbare Teilaufgaben gliederst. Beginne dabei immer mit der wichtigsten Aufgabe, da sie auch das volle Maß deiner Konzentration und Leistungsfähigkeit benötigt, die in aller Regel im Laufe des Tages sinkt.

Schritt 3: Automatisierung von Arbeitsprozessen

Jeder kennt sie, die unliebsamen Aufgaben, die viel Zeit kosten und von der Umsetzung der eigentlichen Projekte  ablenken und keinen tieferen Sinn als die Koordination & Kommunikation der eigentlichen Aufgaben haben (z.B. Reiseplanung, Terminvereinbarung, Buchhaltung). In Zeiten des hohen Konkurrenzdrucks und der schnelle Kommunikationswege ist flexibles oder agiles Arbeiten ohne digitale Automatisierung heutzutage undenkbar. Mittlerweile gibt es zahlreiche Apps und Software as a Service (SaaS) Lösungen, mit denen sich viel wertvolle Zeit durch digitale Automatisierung und Vereinfachung sparen lässt.

Hier findest du unsere TOP Apps und Software Lösungen für ein effektives Arbeiten alleine oder im Team mit Mitarbeitern, Kollegen und Kunden und zum Erreichen eines erfolgreichen Zeitmanagements.

Terminfindung

Diese Lösung hilft dir, Termine mit deinen Klienten oder deinem Team zu finden und festzulegen. Gebe deine Timeslots frei und lasse Meetings automatisch füllen. Nimmt dir viel Arbeit im Zeitmanagement ab und ist kostenlos in der Basisversion.

Auch dieser Webdienst vereinfacht die Terminfindung ungemein. Ob im Beruf oder in der Freizeit, zeige deinen Kollegen und Freunden, wann du verfügbar bist. Kostenlos in der Basisversion.

Projektmanagement

Eine flexible und visuelle Methode, alles mit allen zu organisieren. Vorteil bei Trello: eine Basisversion ist kostenlos.

Wie Trello, nur noch umfangreicher und intuitiver, auch auf Deutsch und mit einer übersichtlichen Zeitleiste ausgestattet. Leider in keiner Version kostenfrei.

Kommunikation:

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Ortsunabhängige Online- Kommunikation mit dem Vorteil der Einbindung diverser anderer Tools zur reibungslosen Team Collaboration. Kostenlos in der Basisversion.

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Mit Skype Chats oder (Video-) Anrufen finden Teams aus aller Welt schnell und einfach zusammen. Skype ist kostenlos.

Abrechnung & Buchhaltung:

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Ob du Angebote schreiben, eine Rechnung bezahlen oder deine Steuererklärung vorbereiten willst: mit lexoffice hast du alle Funktionen in einem Programm.

Vereinfacht deine Angebotserstellung, Abrechnung, Buchhaltung und dein Banking ungemein. Fastbill wurde speziell für kleine Unternehmen und Selbständige entwickelt. Unsere Empfehlung!

Schritt 4: Zeitfresser und Störfaktoren eliminieren

Zeitfresser und Störfaktoren rauben täglich Unmengen wertvoller Zeit, ob gewollt oder ungewollt. Oftmals suchen wir sie uns ganz automatisch, ohne dass wir uns dessen in dem Moment bewusst sind wie z.B. das sofortige Lesen von Nachrichten, die dann auch noch unbearbeitet bleiben.

Zu den größten Zeitfressern und Störfaktoren im Job zählen E-Mails, Meetings, soziale Kontakte (z.B. Kollegen, Chef, Facebook, Instagram, Whats App) und Prokrastination (“Aufschieberitis”). Um diesen Störungen und Ablenkungen vorzubeugen helfen klare Regeln und Rahmenbedingungen:

E-Mails

E-Mails gehören zu den größten Ablenkungen im Job. Wie mit allen Ablenkungen gilt es daher klare Regeln für den Umgang zu finden. Hilfreich sind 1 – 2 feste Tageszeiten, zu denen die E-Mails gelesen und nach der “2-Minuten-Regel” (David Allen) beantwortet werden: alle  Antworten, die weniger als 2 Minuten dauern, werden sofort erledigen. Die restlichen Antworten und damit verbundenen Erledigungen kommen auf die To-do-Liste oder die E-Mails werden mit einer “Wichtig” Kategorie gekennzeichnet (das sorgt ebenfalls für einen geordneten Posteingang).

Mini Meetings

Je mehr Zeit eingeplant ist, desto mehr Probleme kommen auf den Tisch. Nach dem Motto “Lösungsorientiert statt problemzentriert” sind kurze Meetings viel effektiver, da wirklich nur relevante Themen zur Sprache kommen und aufgrund der Kürze der Fokus auf den Lösungen liegt. In Mini-Meetings wird ein Zeitlimit auf beispielsweise 15 Minuten festgelegt und innerhalb dieser Zeit sollte zu einer Lösung gekommen werden. Falls nicht, werden notwendige To-dos sowie die Verlängerung um 5 Minuten oder ein Termin für ein neues Mini-Meeting abgestimmt. Es ist höchst erstaunlich wie schnell plötzlich Probleme gelöst werden können, wofür einst noch viel Zeit durch unnötige Diskussionen verloren gegangen ist.

Offline & Austausch Zeiten

Auch wenn der soziale Austausch sehr förderlich, inspirierend und wichtig für den Zusammenhalt im Team ist, können Gespräche mit Kollegen, aber auch digitale Medien wie Skype, Facebook, Whats App und Co. sehr stark und immer wieder von der Arbeit ablenken. Wer produktiv arbeiten möchte, sollte daher Offline-Zeiten einrichten, in denen er sich räumlich oder akustisch von seinem sozialen Umfeld bewusst abnabelt und das auch deutlich kommuniziert. Dazu kann auch ein Schild oder anderer vorab bestimmter Gegenstand genutzt werden, um seinem Umfeld visuell zu kommunizieren, dass man zur Zeit nicht angesprochen werden möchte. Für ausreichend sozialen Austausch können dann beispielsweise gemeinsame Pausen oder auch fest installierte Austauschzeiten genutzt werden.

Klare Regeln bei Prokrastination

Prokrastination oder auch “ständiges Aufschieben” ist nicht nur ein Phänomen vieler Studenten, sondern auch in der Arbeitswelt häufig vertreten. Es handelt sich dabei um eine Arbeitsstörung, die durch ein nicht nötiges Vertagen einer Aufgabenerledigung, aber auch durch sehr häufige Unterbrechungen gekennzeichnet ist. Klare Regeln wie z.B. die 2-Minuten-Regel für das sofortige Erledigen von Aufgaben oder die 80/20 Regel für Perfektionisten, Priorisierung, kleine Teilschritte in Verbindung mit positiven Konsequenzen (Belohnungen, Erfolgserlebnisse) und ausreichend Freiraum für das Ausleben von Interessen bringen und halten “Prokrastinierer auf der richtigen Spur.

Schritt 5: Erfolgs-Routinen und positive Glaubenssätze

Negative Glaubenssätze wie “Ich schaff das nicht“ oder “warum immer ich?” sind das absolute Gift für das Erreichen von Zielen und erzeugen sehr viel Negativität im Kopf und Körper. Dieser Stress kostet viel Energie und unnötige Zeit, bis man körperlich und mental wieder entspannt und leistungsfähig ist , um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Das Geheimnis erfolgreicher Menschen hingegen liegt vor allem darin, dass sie die richtigen inneren Einstellungen und Gewohnheiten entwickelt haben, mit denen Sie Ihre Energie gezielt steuern und einsetzen. Sie lassen sich weniger durch negative Gedanken und äußere Störfaktoren ablenken. Dabei helfen ihnen positive Selbstaffirmationen (Selbstbekräftigungen), Selbstreflexionen und die richtige Portion Selbstmotivation.

Zu den Routinen erfolgreicher Menschen gehören:

  • Morgenroutine zur Fokussierung auf den Tag (“Wer den Morgen hat richtig begonnen, der hat den restlichen Tag gewonnen”)
  • Abendrituale zur Reflektion und Vorbereitung des kommenden Tages
  • Meditationen
  • Dankbarkeits-Praxis für das zukünftige Wunsch-Erleben
  • Selbstaffirmationen, die mit Alltagsgegenständen verankert sind
  • 5 min-Journal  (vereint Affirmation & Dankbarkeits-Praxis)
  • Visualisierung der Sinnhaftigkeit der Zielerreichung ( WARUM will ich das Ziel erreichen?)
  • regelmäßiges Coaching und Mentoring durch Experten

“Ich fürchte nicht den Mann, der 10.000 Kicks einmal geübt hat, aber ich fürchte mich vor dem, der einen Kick 10.000 mal geübt hat.”
– Bruce Lee-

Bei der Wahl deiner Routinen kommt es nicht auf die Menge an Techniken an, sondern auf das regelmäßige und dauerhafte Praktizieren und Perfektionieren der für dich passenden Erfolgs-Gewohnheit(en), mit der du erfolgreich deine Tagesziele und Langzeitziele erreichst. Eine tägliche Erfolgs-Gewohnheit ist dabei 100x wirksamer als 5 verschiedene Techniken, die ab und an praktiziert werden.

Schritt 6: Regelmäßige Regeneration

Spätestens seit dem Bestseller von Tim Ferris “Die 4-Stunden Woche” gibt es ein Umdenken und zunehmend wissenschaftliche Nachweise zum hohen Nutzen von Pausen auf die Produktivität. Regeneration ist die Voraussetzung für effizientes, kreatives und produktives Arbeiten. Wer nicht ausreichend regeneriert ist, arbeitet unkonzentriert, unentspannt, fehlerhaft und benötigt ständig Belohnungen um seine Motivation und Leistungsfähigkeit zu pushen. Regenerationsfähigkeit ist individuell sehr verschieden und variiert je nach Alter, Genetik, Fitness, Ernährung, Schlafqualität und Alltagsbelastungen. Regeneration gehört daher unweigerlich zu einer der wichtigsten Strategien eines erfolgreichen Zeitmanagement. Denn dadurch können deine Energiespeicher neu aufgefüllt werden, Zellschäden repariert aber auch neue neuronale Verbindungen gestärkt und neu gebildet werden – als Voraussetzung für die Abspeicherung von Informationen und Prozessen im Langzeitgedächtnis.

zeitmanagement regeneration

Optimale Regeneration wird erreicht durch:

  • 5 Minuten Kurzpausen alle 1 bis 1,5 Stunden steigern die kognitive und körperliche Leistungsfähigkeit (aktiv wenn sonst sitzend – passiv wenn sonst körperlich arbeitend!)
  • 5 Minuten in der Natur führt zu sofortiger mentaler Regeneration und Entspannung
  • guter Schlaf zum Reset deines Gehirns (Reparatur von Zellen und neuronale Verknüpfung und Neubildung)
  • nährstoffreiche Ernährung für optimale und schnelle Energieversorgung der Zellen
  • mind. 3x/Woche Sport steigern die Regenerationsfähigkeit sowie den Abtransport von Stoffwechselprodukten und des Stresshormons Cortisol

In unserem Artikel haben wir dir 6 Schritte auf dem Weg zu einem erfolgreichen Zeitmanagement aufgezeigt und erklärt. Nun bist du dran! Beginne am besten gleich mit dem ersten Schritt der Planung, um dein Zeitmanagement schnell spürbar zu verbessern. Schon nach wenigen Wochen wirst du dich freuen, wie viel mehr Zeit du und dein Team für unnötige Dinge einsparst und stattdessen mit relevanten Tätigkeiten verbringen kannst, die euch euren Zielen wirklich näher bringen!.Just do it – NOW!

“Auch eine Reise von 1.000 Meilen beginnt mit dem ersten Schritt“
– Laozi –

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